Эффективно ли внедрение ERP-системы? Рассчитываем экономический эффект

1C_ARENDA%20PROGRAMM_logo_v2_red.png

Цель нашей компании - предложение качественных локализованных ERP-решений и проектных услуг по внедрению управленческого, бухгалтерского и налогового учета

Естественно, при желании, грамотном внедрении и отсутствии факторов, способных помешать объективному оцениванию, дать оценку эффективности автоматизации постфактум совсем несложно. Мы же расскажем вам о целях внедрения и возможностях рассчитать экономический эффект до внедрения.

Экономический эффект от внедрения системы бухгалтерского учета

Рассмотрим внедрение системы бухгалтерского учета в компанию, которая ведет бухучет исключительно для того, чтобы представлять отчеты государству. В этом случае выгода от автоматизации необходимых процессов очевидна: услуги бухгалтера уже не потребуются, а это значит – экономия денежных средств на выплаты заработной платы.

Рассмотрим также ведение налогового учета. Чем чреваты ошибки в ведении налогового учета или в расчете налога на прибыль в крупных компаниях? Правильно, штрафами, суммы которых зачастую немаленькие. Поэтому выгода от внедрения ERP-системы, которая  поможет избежать ошибок и, как следствие, штрафов, очевидна. Заплатив один раз за автоматизацию, не придется периодически платить штрафы.

Эффективность автоматизации складского учета

Внедрение системы складского учета преследует множество целей, мы выделили три основных:

  •  контроль товара (предотвращение воровства, просрочки сроков годности продуктов);
  • повышение качества обслуживания клиентов и, как следствие, повышение доходов (к примеру, автоматизация повысит количество правильно собранных заказов);
  • высокая скорость и эффективность выполнения складских операций.

Очевидно, что оценить скорость и эффективность выполнения складских операций можно будет исключительно после внедрения. А вот первые два спрогнозировать можно даже сейчас. Если на данный момент вам известно, сколько товара списывается на складе, вы можете посчитать, сколько сэкономленных средств получите после внедрения контролирующей информационной системы – 80%! Если вам известно, сколько клиентов вы теряете по причине некачественного сбора заказа для них, можно просчитать количество клиентов, с которыми можно сохранить партнерские отношения благодаря автоматизации складских процессов, ведь система поможет устранить примерно 50% причин, по которым заказы могут быть собраны неправильно.

Внедрение системы бюджетирования и ее эффективность

Система бюджетирования эффективна во многих случаях. Мы разберем два примера.

Крупным предприятиям система бюджетирования необходима для того, чтобы правильно распланировать движение денежных средств. К примеру, система сможет прогнозировать кассовые разрывы, пользователям будет несложно их избежать, если изменить даты по нескольким платежам. В случае отсутствия системы бюджетирования нужно было бы оплачивать проценты за заемные средства, которые пришлось бы привлекать, чтобы закрыть кассовые разрывы. Экономический эффект в данном случае очевиден, не так ли?

Также внедрение системы бюджетирования эффективно для налаживания продуктивной деятельности нескольких подразделений одной компании. В этом случае достигается скорее управленческая, а не экономическая цель, что измерить в денежном эквиваленте довольно сложно.

Система управления запасами и эффективность ее внедрения

Для предприятий крайне важно быстро реализовывать продукцию и сырье, из которого она производится, в первую очередь это касается скоропортящихся продуктов. Нереализованная продукция и сырье зачастую портится на складе, что приносит убытки предприятию.

Причин накопления запасов много, мы выделили две основные. Во-первых, это неправильный расчет необходимого запаса и приобретение невостребованного в производстве материала. Во-вторых, зачастую на склад попадает продукция, заказанная вместо уже имеющейся на складе.

Рассмотрим подробнее вторую причину накопления продукции на складе. Чаще других подобная ситуация возникает на предприятиях, которые по объективным причинам вынуждены заказывать необходимые для производства материалы и сырье за несколько месяцев до выпуска продукции. Зачастую, пока материалы в пути, они уже становятся не нужны (к примеру, изменился план продаж или применили новую технологию изготовления продукции) или в срочном порядке были приобретены у местных поставщиков. Поставку уже отменить невозможно, материалы прибывают на склад, где и могут «застрять» на неопределенный срок. Если взять для примера крупную ремонтную организацию, то на складе могут зависнуть комплектующие, ведь учет зачастую ведется только бухгалтером, а не механиком, который по ошибке может дважды заказать одни и те же детали, элементарно позабыв, что они уже имеются в наличии.

Без сложных экономических расчетов становится понятным, что с внедрением информационной системы количество нереализованных материалов значительно снизится. Переведем в более конкретные цифры: внедрение системы управления запасами способно устранить 80% причин появления неликвидов, соответственно, рассчитав стоимость всех зависших на складе материалов и умножив эту цифру на 0,8, получим денежный эквивалент экономической выгоды от автоматизации.

Система продаж и экономическая эффективность ее внедрения

Автоматизировать продажи начали сравнительно недавно, причина этого – сложность и непредсказуемость этих процессов. Спрогнозировать экономический эффект от автоматизации тоже достаточно непросто.

Автоматизацию процессов продаж можно условно разделить на три группы.

Первая группа – это системы для повышения объема продаж. К этой группе относятся CRM-системы, интернет-магазины, системы управления маркетингом и др. Эффективность этих систем будет высока в том случае, если в компании правильно налажены бизнес-процессы и руководство придерживается определенной коммерческой политики.

Вторая группа – системы для автоматизации учетных функций по работе с клиентами. Это системы, осуществляющие контроль над дебиторской задолженностью или предварительными заказами, которые не всегда бывают выкуплены клиентами. Такие системы весьма эффективны, так как помогают снизить объем дебиторской задолженности и излишки резервной продукции.

Третью группу составляют системы для автоматизации различного вида операций. Согласитесь, значительная часть всей работы с клиентами заключается в однотипных механических операциях типа выставления счетов, изменение статуса заказов, подготовка документов и др. Это даже не продажи в прямом значении этого слова, скорее сопровождение продаж, обслуживание уже заключенной сделки. Автоматизация этих рутинных операций поможет повысить КПД сотрудников, что позволит сократить их количество, а это значит – сэкономить средства на заработной плате.

Системы для изменения организационной структуры

Казалось бы, каким образом IT-система может быть эффективна при изменении структуры компании. Действительно, такие случаи встречаются довольно редко, однако все же мы можем привести такие примеры. Крупной компании нужно консолидировать свои активы за меньшим количеством юридических лиц, но сделать это можно исключительно после замены существующей IT-системы, так как она устарела и не способна поддержать одновременный доступ большого количества пользователей, которые ранее работали в разных системах.

Вместо заключения

Какой вывод мы можем сделать из приведенных выше доводов об эффективности внедрения ERP-системы? Примерно следующий: ERP-система не может быть эффективна само по себе, она должна быть частью управленческой стратегии, выбранной руководством компании. Соответственно, экономический эффект можно будет оценить только в совокупности с оценкой применяемых технологий и методик управления. Внедрение ERP-системы может быть рассмотрено как равноценная замена внедрению процессов управления в тех случаях, когда технологии и методики управления невозможно применить без внедрения ERP-системы по причине большого объема информации или количества операций, которые необходимо планировать учитывать или осуществлять за ними контроль. В этом случае экономический эффект от внедрения ERP-системы и процесса, который ею автоматизируется, будет одинаковым.

Вернуться к списку