Внедрение учетной системы: чек-лист

1C_ARENDA%20PROGRAMM_logo_v2_red.png

Цель нашей компании - предложение качественных локализованных ERP-решений и проектных услуг по внедрению управленческого, бухгалтерского и налогового учета

Чтобы эффективно внедрить учетную систему, нужно следовать хорошо продуманному плану. Как правило, этапы внедрение разных систем одинаковы. Мы предлагаем ознакомиться с чек-листом, который был составлен с учетом нашего многолетнего опыта в качестве внедренцев. Статья будет интересна обоим участникам процесса внедрения: и организации-заказчику, и сотрудникам компании-исполнителя.

*Курсивом выделены пункты, выполнением которых занимается компания-заказчик.

Консультации 

  1. Собираем, систематизируем и анализируем предложения и пожелания заказчика.
  2. Заказчик определяет, кто в его компании будет отвечать за внедрение системы.
  3. Определяем сотрудника (-ов), ответственных за ведение проекта.
  4. Собираем рабочую группу – представителей со стороны заказчика и исполнителя.
  5. Обсуждаем и согласуем, какие программы будут использованы при реализации проекта. Примерный список инструментов выглядит так: MindManager (для структурирования и визуализации информации), Bizagi BPM (для создания моделей бизнес-процессов), Google docs или Tomsplanner (для создания технического проекта), e-mail, Viber, Skype (инструменты, позволяющие постоянно быть на связи и оперативно решать возникшие проблемы).
  6. Определяем вид обновляемого учета: регламентированный, налоговый, МСФО или управленческий.
  7. Определяем, какие из разделов учета будем обновлять: заработная плата, бухгалтерия, склад, продажи, закупки и так далее.
  8. Определяем особенности учета: РАУЗ или партионный учет для логистики, процессный или дискретный для производства.

Аудит

  1. Заказчик предоставляет доступ в учетные системы.
  2. Тщательно исследуем учетные системы и описываем текущие бизнес-процессы.
  3. Разрабатываем и описываем будущие бизнес-процессы.
  4. Определяем, кто из пользователей будет задействоваться в бизнес-процессах.
  5. Определяем причины и цели смены или первичного внедрения учетной системы.
  6. Определяем, какими должны быть показатели к завершению проекта.
  7. Определяем показатели успешности или окупаемости внедряемой системы. Отбираем методы, которые будут способствовать увеличению прибыли компании заказчика.
  8. Фиксируем необходимые на данный момент показатели учета, к примеру, прибыль, объем оборотных средств, время ожидания предоставления отчетов, время простоя оборудования, то есть все, что можно улучшить посредством внедрения системы учета. Выявляем особенности текущей системы учета.
  9. Определяем уязвимые места текущей системы учета.

Создание проекта

  1. Выбираем оптимальное в данной ситуации программное обеспечение: платформа и конфигурации 1С, SQL-сервер.
  2. Устанавливаем демонстрационную версию выбранного программного обеспечения.
  3. Обеспечиваем доступ к демонстрационной версии всем заинтересованным пользователям.
  4. Тестируем конфигурацию.
  5. В демонстрационной конфигурации моделируем будущие бизнес-процессы на типовом функционале
  6. Определяем, каковы будут особенности адаптации конфигурации согласно потребностям заказчика.
  7. Анализируем методы хранения данных, количество пользователей, нагрузку на систему. И в зависимости от полученных результатов выбираем оптимальное аппаратное решение.
  8. Составляем техническое задание проекта.
  9. Составляем технический проект: описываем методы, посредством которых будет реализовано техническое задание.
  10. Рассчитываем примерные затраты и срок реализации проекта.
  11. В структуре затрат определяем, какой будет премиальная доля исполнителей и участников со стороны заказчика.
  12. Заказчик определяет сотрудников, которые будут принимать непосредственное участие в работе над проектом.
  13. Заказчик расставляет приоритеты в работе своих сотрудников – участников проекта. Это необходимо по причине того, что работники компании, помимо участия в проекте, обязаны выполнять свои должностные обязанности.
  14. Оформление приказов на формирование рабочей группы из сотрудников компании.
  15. Определяем, в каком порядке будем вводить разделы и виды внедряемой системы. Почему нужен порядок? Потому что одновременно освоить все функции системы будет сложно и неудобно. Мы предлагаем, к примеру, сначала автоматизировать бухгалтерию, затем систему расчета, заработной платы и в последнюю очередь производство.
  16. Определяем, каким образом заказчик будет принимать результаты работы.
  17. Готовим договор.

Методическая и техническая подготовка

  1. Заказчик занимается закупкой и вводом в эксплуатацию необходимого для внедрения системы оборудования.
  2. Устанавливает лицензионную версию программного обеспечения.
  3. Настраиваем резервное хранение баз данных.
  4. Обеспечивает необходимую защиту всей информации.
  5. Определяем роли и права доступа пользователей.
  6. Вносим в систему минимальную справочную информацию (имена пользователей, учетная политика), настраиваем счета учета номенклатуры, статьи затрат, проверяем настройки кассы, склада, организации и т.д.
  7. Осуществляем аппаратную и программную подготовку рабочих мест. Выполняем настройку значений для подстановки по умолчанию, а также настройку печати и основных счетов.
  8. Готовим данные, которые необходимо перенести в систему.
  9. Формируем базы данных для первичного заполнения.
  10. Переносим данные и заполняем справочную информацию.
  11. Переносим остатки и заполняем недостающую справочную информацию.
  12. Заказчик и его команда проверяет, все ли данные были перенесены в систему.
  13. Создаем несколько копий баз данных. Они будут использоваться для тестирования, а также для обучения сотрудников. Доступ к этим базам открыт для всех интересующихся работой учетной системы.
  14. Заказчик и сотрудники его компании самостоятельно занимаются изучением установленной программы: знакомятся с видеокурсами, статьями в интернет-источниках, работают с базами данных, предназначенными для тестирования.
  15. Моделируем типичные рабочие ситуации с реальными данными в тестовых базах. Анализируем выявленные ошибки и недостатки в работе системы.
  16. Организуем обучение квалифицированных и наиболее заинтересованных сотрудников компании заказчика. Цель: экономия времени, в дальнейшем эти сотрудники смогут самостоятельно, без нашей помощи обучить своих коллег. На данном этапе нет необходимости в составлении инструкции по работе с системой, так как программа работает в тестовом режиме и нет гарантии, что в нее не будут внесены изменения.

Ведение учета

  1. Заказчик осуществляет ведение учета в системе, выявляет и систематизирует отклонения в работе программы.
  2. После первого закрытия отчетного периода осуществляем технический контроль работоспособности системы.
  3. Анализируем проблемы, возникшие у сотрудников компании в ходе работы с программой.
  4. Адаптируем программу под потребности сферы деятельности компании. Корректируем работу пользователей.
  5. Осуществляем тестирование нагрузки базы данных и сети.
  6. Готовим инструкции и справочные материалы по работе системы.
  7. Заказчик обеспечивает свободный доступ к справочной информации всем заинтересованным пользователям.
  8. Работа с сотрудниками непосредственно на их рабочих местах, проведение консультаций по эксплуатации системы. Необходимо активно использовать систему отчетности, это позволит оценить реальное состояние работы с программой.
  9. Заказчику стоит мотивировать сотрудников, к примеру, разработать систему премирования и поощрить наиболее активных пользователей.

Заключительный этап

  1. Анализируем и систематизируем обращения заказчика, полученные в течение нескольких месяцев работы с системой.
  2. Корректируем бизнес-процессы с учетом выявленных недочетов.
  3. Актуализируем техническое задание и технический проект. При необходимости заключаем договор на адаптацию программы или установку обновлений.
  4. Адаптируем программу с учетом пожеланий пользователей. Оптимизируем работу пользователей.
  5.  Заказчик при необходимости добавляет пункты в должностные инструкции сотрудников.
  6. В компании заказчика готовятся приказы о введении системы в эксплуатацию и об изменении должностных обязанностей сотрудников.
  7. Создаем инструменты, посредством которых можно будет определить уровень работы с системой каждого пользователя. Составляем подробный отчет для заказчика.
  8. Создаем отчеты и инструменты, посредством которых сможем увеличить прибыль компании клиента. Сопоставляем текущие показатели с показателями, зафиксированными в пункте 8 раздела «Аудит».
  9. Пописываем документы, согласно которым завершаем работу по договору.

Работая по такому плану, можно не волноваться, что будет забыт какой-нибудь необходимый для эффективного внедрения системы пункт.

Вернуться к списку