Автоматизация малого бизнеса: 6 главных правил

1C_ARENDA%20PROGRAMM_logo_v2_red.png

Цель нашей компании - предложение качественных локализованных ERP-решений и проектных услуг по внедрению управленческого, бухгалтерского и налогового учета

Особенность малого бизнеса заключается в том, что владелец зачастую является и директором, и менеджером, и маркетологом, и продавцом.  Это непросто и занимает много времени. Однако есть способ сделать деятельность предпринимателей более простой и эффективной – автоматизация бизнес-процессов.

Термин «автоматизация бизнеса» каждый понимает по-своему. Определим, что же это такое. Термин «автоматизация бизнеса» в данной статье используется для определения технологий, посредством которых некоторые бизнес-процессы осуществляются автоматически, без участия человека. Для упрощения работы предпринимателя и повышения прибыли достаточно следовать 6 правилам автоматизации

Правило №1. Автоматизация повторяющихся задач

В первую очередь стоит доверить автоматизации повторяющиеся задачи, которые отнимают много времени и сил и могут выполняться без привлечения человека. К примеру, легко автоматизируются такие задачи, как рассылки рекламных сообщений, создание различных видов отчетов, некоторых видов бухгалтерских документов, аудит. Достаточно установить специальное программное обеспечение или воспользоваться сторонним сервисом – и задачи, на выполнение которых тратилась масса времени, будут выполняться самостоятельно.

Правило №2. Начинать автоматизацию следует с несложных производственных процессов

Чтобы автоматизация прошла безболезненно, начинать ее следует с наиболее простых процессов. Практически в любом виде бизнеса мы рекомендуем начинать с автоматизации маркетинговых операций. Как правило, такие процессы односложные: клиент подписывается на рассылку, система автоматически отправляет ему приветственное письмо. Вот так просто. Автоматизировать эту задачу можно с помощью различных программ и платформ, которых сейчас существует огромное множество.

Правило №3. Автоматизируйте четкие задачи

Не пытайтесь сразу же решить все проблемы одновременно, сосредоточьтесь на решении конкретных задач. К примеру, если вам необходимо контролировать процесс обучения новых сотрудников, достаточно автоматизировать отчет, который будет предоставлять информацию о том, насколько часто заходят в систему управления обучением. А если автоматизировать систему мониторинга, не придется каждый раз отыскивать или составлять статистику данных, программа будет осуществлять автоматическую рассылку необходимой информации.

Правило №4. Экономия времени = экономия денег

С этим правилом вряд ли кто-то поспорит. Владельцу малого бизнеса приходится очень много работать. Автоматизация бизнес-процессов необходима в первую очередь для того, чтобы у предпринимателей появилось немного свободного времени. Кроме того, малый бизнес терпит убытки от наличного оборота, поэтому важно уменьшить траты. Это вторая цель автоматизации бизнеса.

Если бизнес-процессы в вашей компании уже автоматизированы, убедитесь, что они действительно работают, а потом посчитайте, сколько средств вы сэкономили. Мы уверены: удостоверившись в эффективности автоматизации, вы захотите автоматизировать и другие задачи. Это позволил вашему бизнесу развиваться быстрее и приносить большую прибыль.

Правило №5. В первую очередь автоматизируйте ежедневные задачи

Любой тайм-менеджер расскажет вам, что одним из способов экономии времени является распределение задач по группам. К примеру, рационально не проверять электронную почту каждые несколько минут, а делать это три раз в день. Таким образом вы сохраните всех своих клиентов, которые получат ответы на свои электронные обращения в тот же день, и сэкономите свое драгоценное время.

Поэтому распределите по группам задачи, которые нужно выполнять ежедневно, еженедельно, раз в месяц и т.д. Автоматизировать, естественно, следует сначала те, что отнимают максимум времени – ежедневные, затем еженедельные и далее по нарастающей.

Правило №6. Автоматизируйте те процессы, которые не успевают расти вместе с бизнесом

Представим ситуацию: перед Новым годом вы решили поздравить своих клиентов. Это займет немного времени, если их немного. Но к следующему году число клиентов увеличится, соответственно, отправка поздравлений будет уже отнюдь не простым и быстрым занятием. Автоматизация поможет справиться с теми процессами, которые не успевают за развитием бизнеса.

Или следующая ситуация. Для поддержания конкурентоспособности предприятия, необходимо сравнивать цены на продукцию в своих магазинах и магазинах конкурентов. Если магазин был открыт  недавно, ассортимент товаров невелик, к примеру, 100 наименований, а конкурентов с таким же товаром всего три, то на получение детальной картины нужно потратить примерно час. Объясним, откуда такие цифры. 100 товаров *3 конкурента = 300 страниц в интернете. Если на каждую страницу тратить две секунды, то вся работа будет длиться час. Немного.

Но если спустя год ассортимент товаров вырос до 1000 наименований, то на составление отчета о ценах конкурента нужно будет выделить 10 часов, а это больше, чем стандартный рабочий день. Нетрудно понять, что с развитием компании будет увеличиваться количество времени, затрачиваемое на выполнение таких задач. Автоматизация позволяет освободить человека от этого пусть и нужного, но слишком рутинного и трудозатратного процесса.

Вернуться к списку